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第6章（第1页）

4结论视听器材是很有效果的沟通工具。它们可以成为有力的助手，亦可以成为有力的敌手。让它们保持简单与醒目。在制作时注意听众的需要，并注意在使用这种工具时只把它当作是满足听众需要的助手。在使用期间要把注意力集中在听众接触上，不要放在那些工具上。

检查你的位置，使你看起来跟器材很调和，不要站在跟它相反的位置。放在架子上的板比挂在墙上的板更佳；纸板或白板优于黑板。

要让幻灯片保持简单，并做适当的解说。谨慎使用高架放映机。主要使用于事先制作好的幻灯片。好好利用器材的潜力，但只是把它当作仆人来用‐‐不要让它变成主人。

具有重要意义的演讲

前面已经讨论过非正式演讲的技巧，并提出建议。它是假定讲题属于一般性的，演讲的时间是以听众能迅速保持注意力为准，大约是20分钟。

经理人会被要求做各种方式的演讲。他们也许需要做较长时间的演讲，或做技术性的演讲。他们会被要求做下述方式的演讲，就是召集同仁来听讲，并对演讲者做出评判，看看他的技术能力如何，及他所代表的公司的能力如何。

那么演讲者很可能会碰到需要在装有麦克风的大礼堂里发表演讲，并需要处理问题及讨论。

我们将继续提供处理这些情况的方法。在开始时，让我们先区别下述四种演讲的不同之处：（1）非正式演讲，讨论一般性的话题，不涉及技术上的细部事项。演讲时间大约是15到20分钟；（2）重要演讲，例如会议式演讲，可能需要一小时；（3）技术性演讲，主要是传达技术上的细部事项；（4）经刊登的论文或讲稿。本节将讨论如何处理后面三种情况‐‐重要演讲、技术性演讲、经刊登的论文或讲稿。一个当经理的人也许还要以其他角色去参加会议：做个普通的与会者，提问题，或一起讨论别人的提案。如何扮演那个角色将在第二十一节的&ldo;较大会议&rdo;中加以讨论。

较长时间的演讲现在是在讨论下列问题：较长时间的演讲究竟应该多长？它如何设计？

它如何准备？首先，让我们谈一谈演讲时间的长度。人们所能集中精神去听的时间是有一定限度的。

时间的长度要由许多因素来决定。演讲者的技巧，一天的时间（上午要比下午或晚餐后来得长），听众对讲题内容的兴趣，演讲者跟听众之间的互动关系。

然而，虽然有这些变数，但还是有限度的，超出那个限度你就无法期望听众还能集中他们的精神。这个时间大约是15到20分钟。

有天份的演讲者，再加上环境良好，所讲的题材有趣，也许可以维持听众兴趣到35分钟，甚至40分钟。不会更长了（在大学里一堂50分钟的课，究竟有多少学生能集中精神从头听到尾的？）

一位演讲者如果想要让听众的注意力能集中15到20分钟，他就要替自己订个严格目标。

因此，如果他被要求在开会时发表一小时的演讲，包括接着举行的问题讨论，他应该怎么办？

较理想的做法是，他应该先跟会议主持人商量，使他的演讲时间不致超出听众的注意力集中时间。但会议计划的性质似乎是非要演讲者发表包括半小时问题讨论在内的一小时演讲不可。

遇到这种要求，演讲者应当接受安排给他的时间，并将它分成几个较短的时段。在每一时段之中，他应当选择完全不同的方法来演讲，这样就可恢复听众的注意力。

例如，一小时的理想分法是分成四节，每节约为10到20分钟。第一节：不妨采用正式演讲的方式，演讲者站在听众的前面，面对他们。

会场里有一种从讲台上散发出来的权威气氛。第二节：改变气氛。使用视听器材，如幻灯放映机。到礼堂中间来使用放映机，并在听众间以较亲密的方式继续演讲。跟听众打成一片，使用箭型手电筒来帮助，让大家一起把注意力集中到银幕上。

第三节：让听众投入。鼓励他们去思考他们愿意在这个阶段所提出的问题。或者发表其他的意见及经验，或者把听众分成几个小组来讨论，然后再报告他们到目前为止所听到的东西。

第四节：采用别的方式，继续让听众产生新的注意力。例如，从听众中收集三或四个特殊的问题，邀请他们加入演讲阵容，在礼堂前面坐成半圆形，彼此公开讨论。这种讨论不仅可再度激起注意力，而且可以引发一般听众的热情，因为他们认为跟原先在听众席的人辩论及质询是件很新鲜的事，感到很兴奋。他们不想被人遗弃。

最后，根据笔记及随后的讨论，将要点做个总结。像这样一种重要讨论会的准备方法请参阅前面所提供的建议。

（1）a4阶段：任意记下的备忘事宜。

（2）a5阶段：以听众为导向，在少数几个主要标题下面加以整理。

（3）a6阶段：将提词减至最少。大多数演讲者在准备发表重要演讲时都需要一再使用这种方法。

第一，将全部演讲好好计划，使它成为四个独立的部份。四个部份的主题必须慎重选择，记住听众的兴趣，并将演讲方式做三或四次的改变，以求恢复听众的注意力。

第二，重复使用a4、a5、a6方法，每一部分使用一次。这种做法的最后结果将有5张a6卡，最上面的一张写有讲题及所包含的四个部分；每一部分都有一张卡片，每张卡片上面写有该部分的四个左右的标题。

把计划拟妥后，演讲者必须确实可以获得演讲所需的适当器材‐‐特别是视听器材。他必须花点时间及心力，确保能得到合适的模型、图表或幻灯片。正确、简单、可见、次序不搞错。

让我们把重要演讲的主要问题做个总结：（1）没有特别帮助，你不能期望听众的注意力集中时间，一次可超过15到20分钟。

（2）有计划地作积极性的变化。在演讲期间将演讲方式作三或四次的改变，以求恢复听众的注意力。

（3）重复使用前述的a4、a5、a6方法，以利准备工作。

（4）准备合适的器材以便于说明。

1技术性演讲听众无法轻易地吸收有高度技术性的资讯，他们无法轻易吸收许多事实及数字。想要在演讲中提供全部例证或数据的演讲者注定会失败。他所讲的东西别人无法充分了解。

这种演讲的内容应当包括问题定义的讨论，然后说明使用的方法与所遭遇的困难。不要试图提供所有的成果。限制自己只做总结。因此只讨论它的重要性并作成结论。

如果遇到某种精确资讯必须予以传达的话，演讲者务必将它写下来。有必要时，他可以把它写在a6卡的后面。但是这种精确资讯的范围通常应该予以限制。

当他认为这种资讯必须予以传达时，他应当既让大家都能看到（写在板上），也要至少把它念两次，以加深听众的印象。务使听众有很多机会去听、去看、去了解及消化。

如果演讲者认为必须提出更详尽的特定成果时，他当然应该事先把它们制好在图表或幻灯片上。他可以放映这些幻灯片，他可以从图表或幻灯片上把资料报告出来，他也可以说明他所作出的结论。然而，他不能期望每个人‐‐即使是懂得技术的听众‐‐能完全懂得他所说的东西。他可以达成的事项是：（1）指出异常的数字或强度的大小；（2）展示他所做的工作的范围与性质；（3）要求凡事必须可靠；（4）指出重要的结论；他无法达成的事项是：（1）完全了解他的成果；（2）懂得他所说的，并当场立刻予以消化；（3）使听众能根据结果做出他们自己的结论。从沟通的观点来看，一般指导原则是在演讲中严格限制技术细部资料的数量。然而，有的时候一个人亦需要向同仁提供许多技术细部资料，一方面给他们作参考用，另一方面可以促使他们评论及作进一步的发展。遇到这种情形，你所提供的资料必须尽量写出来。并事先传递给大家看。参加会议的人员然后才有机会去看，去重看，去了解某些含意，并在会议前化解争辩。

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