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第16章（第1页）

提议人应当避免因辩护而受累，除非他确实相信他所提的议案。他的准备工作应当全神贯注在少数几个最明确的因素上。

他在提案时应当是友善的，重承诺的，亲密的。

出席会议人员的行为

本节是在讨论出席会议的人员在开会期间应有的行为。

1发表意见任何参加会议的人多少都会起来发表意见。当然，也许会有发言太多或是太少的情形。第一步是要好好地准备。他应当把议程研究一下，等找出他所希望的，或人家期望于他的发言重点。由于发表意见是个特别重要的事项，他应当作彻底的准备。即使没有正式受邀发表意见，他还是应当按照第十一章所建议的事项来作准备，并且要毫不犹豫地向将参加这次会议的同仁寻求支持。

发言的内容是很重要的。如果他想要说三或四句以上的话，他的开场白应当提醒同仁注意下面要讲些什么东西，然后在中间部分作明确而简要的叙述，最后来个摘要的总结。

会议中的积极分子当然会对自动提出来的事情发表意见。这些意见总该是建设性的，有创意的。消极的攻势，破坏性的批评会被认为是有消极思想，负责人应当尽量设法表达他的意见，并明确地指出各种可能性。

频频发言也会影响一个人的名声。在任何会议中总是有人被嫌讲得太多。他是那种每一点都要讲，永远占用同仁时间的人。还有一种人很少看到他发表意见，好像根本没有来参加会议似的。

在这两个极端之间者是那种随时准备回答主席的询问或提示的人，他会过份地凸显自己。他是那种他的意见跟他的出席都是大家所企望的人。

另外一种毛病就是喜欢扯个没完。这种毛病是由于没有将自己的思想予以整理及简化所造成的。一个人要是有了一大堆需要考虑的资料就会把情况看得很复杂。解决之道是要有清晰的思想，把一个主题分成若干子题并分类，以便随时作沟通之用。

2外在的仪态参加会议时的四周都环绕着某种气氛。

假定他让他的椅子摆在同仁的椅子后面6寸处，他把身体向后坐在椅子上，双臂交叉，甚至可能闭上眼睛。

他看起来不像是在参加会议，他的仪态对于同仁有很微妙的影响，他为会议进行的绊脚石，环绕在他四周的气氛是消极的。

然而，一个人即使没有在会议中讲话，还是会被积极的气氛环绕，那是来自他所表现的行为举止。

椅子的位置是一项因素。它不仅是一个椅子是否该拉近桌子或稍稍退后一点的问题（它对会议分别具有&ldo;现在的&rdo;跟&ldo;疏远的&rdo;关系）。它也是一个椅子放置角度的问题。例如，坐在桌子末端的人也许稍稍转动椅子就可较明确地面对桌子的中央，它是一种积极的动作，它传达了一种热情与承诺的讯息。

姿势应当可以加深有高度兴趣的印象。挺直身体，双方放在能随时作手势的位置‐‐或许当放在桌上，看起来是轻松的‐‐不要耸肩或垂肩。

手势或面部表情，特别是面部表情，即使在说话时也是很重要的。点头有助于造成积极的气氛，它表示懂得别人所说的话。使用疑惑的眼光或微笑也可产生作用。无论所传达的是什么样的特殊气氛，面部都可以显现出有生气或是没有生气。

眼神接触总是很有用的。参加会议者要是全神贯注于每位发言人，并跟他们作积极的眼神接触，他看起来及感觉起来具有强烈的参与感及兴趣。

这些就是围绕在任何与会者四周的气氛构成因子，肯用心的人经常使用这种非语言沟通技巧来赢得积极的气氛。

3协助会议进行每位与会人士都可以影响会议的进行。

会议的有无生气要看主席及他的行为而定，如果想使会议进行得很顺利，就必须获得与会者的支持及给予控制权。

主席必须注意那些在需要时能提出简短的、有力的、中肯的意见的人。称职的主席会极力利用那些人，和谐地合作，他们能使会议顺利进行。

参加会议的普通人员可以用各种方法来协助会议进行。根据计划及时间表来保证会议进行是主席的职责，但在一个争论不休的会议中，有代表不同观点与不同利益的能干经理人（可能也有外行人），也许还要控制某种很难应付的人，主席很快就会变得负担不起了。他可能会失去对会议的控制。他可能会发现要想影响消极的人，限制过分活跃的人，阻止讲废话的人是件非常困难的事，以致不知道会议该怎么进行下去。

遇到这种时刻，如果有人能作出&ldo;程序干预&rdo;，说些有助于会议程序顺利进行的话，对主席及会议而言都是一种很大的帮助。这类能协助主席保持会议顺利进行的话，举例如下：（1）主席先生，我不知道我们是否可以把这个问题的讨论结果作个摘要报告？

（2）主席先生，我很担心会议时间、我们能不能继续进行下去？

（3）我可不可检查一下讨论到目前为止秘书所作的记录？

（4）主席先生，我们现在可不可以对本案作个决定？

另外一种程序干预是帮助主席使会议不致脱离主题。如果有人感觉讨论下去进了死胡同，他就可以提出下面的意见：主席先生，我们是否可以回到你第一次所提出的问题‐‐&tis;&tis;问题？参加会议的人员可协助主席控制其他与会人员。例如，要求听听反对意见，或协助压制唱二重唱者的耳语。会议的特性亦会受到偶尔来个幽默的人的影响，它不是刻薄者一再重复的讽刺，也不是滑稽剧演员长而乏味的笑话，它是那种偶尔冒出来，有轻松作用的幽默。

大多数经理人都知道需要对会议主题发表意见，但很少有人知道该如何以会议程序、如何以控制会议进行及控制与会人员等技巧来协助主席。

4结论（1）会议时的行为既可以影响会议的决定，也可以影响每位出席人员的名声。

（2）应当积极起来发言，但发言次数不应过多，发言时间不宜过长。

（3）环绕在每位出席人员四周的气氛是好是坏，要看他的仪态是否适当而定。

（4）每位出席人员都可以帮助主席控制会议进行，及控制其他与会人员。

能力强的秘书

秘书的角色对会议进行关系重大。他的工作可以影响会议能否顺利有效进行。在担任秘书工作时对于能力强的秘书，他可以辅助主席的工作，对于能力较弱的主席他可以弥补部分主席的不足。他的成功绝不会非常明显，但他的失败则一眼就能看出来。

秘书的工作态度要看主席的性格及跟主席之间的关系而定。他们可以互相分担责任，而且就如何做法取得一致的意见。例如，议程的拟定可以由一个人来做，也可以由两个人一起来做。

秘书虽然可以被指定只担任一次会议的工作，但本章是假定秘书须要担任某一特定委员会所召开的连续多次会议的工作。

1会议前秘书首先必须确实了解委员会的目的、职权及限制事项。他必须知道委员会的组成分子，以及多久召开一次会议。如果这些基本资料不够明确的话，他务必把它们搞清楚。

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